e-Defter ile ilgili yazıya geçmeden önce daha önce yayınlamış olduğumuz e-Fatura nedir? yazımızı okumanızı tavsiye ederiz.

E-defter nedir?
E-defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanabilir.

E-defter ile ilgili düzenlemeleri yapmaya hangi kurumlar yetkilidir?
E-defter ile ilgili mevzuat düzenlemeleri yapmaya Maliye Bakanlığı (Gelirİdaresi Başkanlığı) ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı yetkilidir.

E-defterin amacı nedir?
E-defter, hem mükelleflerin hem de birçok kamu ve özel sektör kurumunun vergisel ve vergisel olmayan birçok amacına katkıda bulunacak olan bir uygulamadır. Elbette BT’nin bu kadar yoğun olarak kullanıldığı günümüzde diğer ülkelerdeki benzer uygulamalara paralel olarak e-defter uygulamasının ülkemizde de hayata geçirilmesi bir gerekliliğin ötesinde artık bir zorunluluk halini almıştır. Ayrıca e-defter, mükelleflerin uyum maliyetlerine ciddi katkı sağlayacaktır. Bu kapsamda e deftere geçilmesinin amaçlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

• Defter kayıtlarının oluşturulması ile ilgili yükümlülükleri değişen teknolojik ve idari ihtiyaçlara uygun biçimde revize etmek,
• Kâğıt ortamında basım, tasdik ve saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmak suretiyle bu yükümlülüklerin elektronik ortam ve araçlarla yerine getirilebilmesine imkân sağlamak,
• Mükellef hizmetlerinde ve idari işlemlerde yeni açılımlar sağlamak,
• Vergiye gönüllü uyumu artırmak,
• Elektronik denetim için uygun altyapıyı oluşturmak ve yerleştirmek,
• Uzaktan denetim yapabilmenin kapısını aralamak,
• Uluslararası ortak denetime imkan sağlamak,
• Farklı yasal ortamlarda faaliyet gösteren uluslararası firmaların hem yönetsel hem de iç ve dış denetimleri ihtiyaçları için ortak bir format ve standart sağlamak,
• E-defter uygulaması şüphesiz sadece Maliye Bakanlığı uygulamaları için değil, firmalardan çeşitli sebeplerle (örneğin bankalarca kredi taleplerinin değerlendirilmesi) bilgi ve raporlamalar isteyen diğer kamu ve özel sektör kurumları için de standart bir veri formatında bilgiler sunacağı için hayati öneme sahip bir projedir.

Defter standardı ne demektir?
Standart; verilerin belli bir düzende ve önceden tanımlanmış biçimlerde oluşturulmasını amaçlayan kurallar setidir.
Günümüze kadar geliştirilen standartlar uygulamalara özel olmuş ya da sadece belli sektörlerin ya da muhasebe standartlarının ihtiyacını karşılamaya yönelmiştir. Uygulamalardan, muhasebe usullerinden, sektörlerden bağımsız ve global düzeyde geçerliliğe sahip ilk standart, Türkiye olarak bizim de e-defter uygulamasının teknolojik alt yapısının oluşturulmasında tercih ettiğimiz XBRL (eXtensible Business Reporting Language-Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili) dir. İlerleyen sorulardan da görüleceği üzere, XBRL hem e-defter uygulamalarında hem de finansal raporlamalarda geniş bir esnekliğe sahip XML ailesine mensup bir dildir.

 

Kimler e-defter tutabilir?
Genel Tebliğ’deki şartları yerine getirmiş olmak şartıyla gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilirler. Buna göre bilanço esasına göre defter tutan gelir vergisi mükellefleri ile anonim ve limited şirket gibi kurumlar vergisi mükellefleri oluşturdukları yevmiye ve büyük defterleri elektronik ortamda tutabilirler. Ancak bir sonraki soru cevapta da açıklandığı üzere serbest meslek erbabı mükelleflerin serbest meslek kazanç defteri ile işletme hesabı esasındaki mükelleflerin işletme hesabı defterlerini bugün itibariyle e-defter şeklinde tutma imkânları mevcut değildir.

Kullandığım muhasebe programı ile e-defter arasında nasıl bir fark var?
Günümüzde hemen hemen bütün işletmeler defterlerini çeşitli yazılımlar (muhasebe programları gibi) vasıtasıyla elektronik ortamlarda tutmakta ve muhafaza etmektedirler. Bugün piyasada işletmeler tarafından kullanılan çeşitli ve farklı özelliklere sahip çok sayıda muhasebe programı (daha geniş anlamı ile yazılım) bulunmaktadır. E-defter işte bu farklı yazılımlar arasında ortak bir dil kullanılmak üzere geliştirilmiş bir bilgisayar programıdır. Diğer bir ifade ile işletmeler, Genel Tebliğin öngördüğü format ve standartlara uygun bir biçimde geliştirilmiş yazılımlar (muhasebe programları gibi) vasıtasıyla elektronik bir defter oluşturacaklardır. İlerleyen soru-cevaplarda da detaylı bir şekilde açıklanacağı üzere bu yazılımların e-defter uyumluluk testinden geçerek onay almış olmaları şarttır. 

Firmamızın sizin için sunduğu Sysmond Ticari Yazılımları tamamen e-defter ve e-fatura entegrasyonları yapılmış, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) standartlarına uygundur.

Sysmond Finans Pro, Sysmond Finans Base, Sysmond Muhasebe, Wowshop yazılımlarımız tam da bu ihtiyaçlarınızı karşılayacak türden yazılımlardır. Bu yazılımları dilerseniz ücretsiz olarak test edebilir, sonrasında kullanmaya karar verebilirsiniz.

Yazılımlarımızın ücretsiz demosunu edinmek için tıklayınız 

Hangi defterler elektronik ortamda tutulacak?
Genel Tebliğ’de hangi defterlerin e-defter şeklinde tutulacağına dair bir belirleme yapılmamıştır. Ancak Tebliğin atıf yaptığı www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler için veri standart ve formatı belirlenmiş olup, bunlar da bugün itibariyle yevmiye defteri ve büyük defterden ibarettir. İlerleyen dönemlerde uygun veri standart ve formatları belirlenip duyurulduğu takdirde, diğer bazı defterlerin de (örneğin karar defteri) e-defter şeklinde tutulması mümkündür.

E-defter tutmak zorunlu mu?
Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Kullanma Zorunluluğu Getirilen Mükellefler
Hatırlanacağı üzere, 14 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiş ve bu konu 2012/138 No.lu sirkülerimiz ile duyurulmuştu. 

Bu Tebliğ ile 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak aşağıda sayılan mükelleflere de elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.

b) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan mükellefler. (Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.)

c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.

Buna ilaveten; 

(a) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren;

(b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan 20 Haziran 2015 tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren, 20 Haziran 2015 tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren

elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadırlar. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir.

Diğer taraftan, Tebliğ kapsamında elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de e-Fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter tutmak zorunda olacaklardır. Bu durumda uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemeyecektir.

Bir mükellef olarak e-defteri tercih etmemin bana ne faydası olacak?
Ticari defterlerin kâğıda basılı olarak tutulması özellikle işlem sayısı çok olan mükelleflerin yüksek bakım ve saklama ile onay maliyetlerine katlanmalarına sebep olmaktadır. Ayrıca özellikle yüksek hacimdeki defterler, firmaların iç ve dış denetimlerinde fonksiyonel olarak kullanılamamaktadır. Büyük iş hacmine sahip mükellefler söz konusu defterlerini uygulamada elektronik ortamda tutmalarına karşın yasal zorunluluklar nedeniyle elektronik ortamın yanında kâğıt ortamında da muhafaza etmektedirler. Buna göre, açıklanan bu sebeplerden dolayı mükelleflerin elektronik ortamda defter tutmalarının avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Baskı, kâğıt ve toner/kartuş tasarrufu,
- Arşivleme tasarrufu,
- İşgücü ve zaman tasarrufu,
- Onay maliyetlerinde azalma,
Ayrıca e-defterin, ibraz yükümlülüğünün gerektirdiği çeşitli durumlarda belge hazırlama, personel tahsisi ve denetim elamanının mükellefin işyerinde inceleme yapmasına gerek bırakmaması gibi çeşitli faydaları olacağı da muhakkaktır. Şüphesiz e-defterin ibrazı sadece vergi denetimi işlemleri ile sınırlı değildir. Bunun yanında örneğin mahkemeler veya bazı durumlarda bankalarca da istenen bazı bilgilerin standart bir formatta hazırlanması ve bu bilgilerin ilgililerce daha çabuk analiz edilmesi de mümkündür.  Görüldüğü üzere XBRL teknolojisi kullanılarak oluşturulan e-defter, sadece mükellefler için değil, bundan yararlanacak olan taraflar için de büyük kolaylıklar ve maliyet avantajları sağlamaktadır.

E-defter ile e-fatura entegrasyonunu sağlamak mümkün mü?
Günümüzde kullanılan muhasebe programları veya yazılımların büyük bir kısmı hâlihazırda e-fatura ile entegre olarak çalışmaktadır. E-defter, uyumluluk onayı almış bu yazılımlar aracılığı ile oluşturulacaktır. Dolayısıyla, e-defter ile e-fatura entegrasyonunun sağlanması mümkündür